
Bienvenidos a la Política de Privacidad de VCongresses
VCongresses (en lo sucesivo, “nosotros”, “nuestro(s)” o “nuestra(s)”), es el responsable del tratamiento de sus datos personales y respeta su privacidad. VCongresses se compromete a cumplir con esta Política, la que describe cómo nosotros, en calidad de empresa de organizador profesional de Congresos y Eventos y servicios relacionados, recopilamos y utilizamos los datos personales proporcionados por usted, la empresa para la que trabaja o en cuyo nombre viaja (en lo sucesivo, la “Empresa”)
¿Cuáles son los datos personales que recopilamos?
Durante la prestación de sus Servicios, VCongresses podrá recopilar, usar, almacenar y compartir datos personales. Los datos personales incluyen cualquier información que sirva para identificarle o que pueda ser relacionada con usted. Cuando haga uso de nuestros Servicios, es posible que le pidamos que proporcione determinados datos personales, como, por ejemplo:
- Los nombres e información de contacto (teléfono móvil del trabajo y personal, correo electrónico, dirección);
- Sus preferencias y detalles para el congreso, evento o viaje o encuentro como las rutas, la clase de servicio, las preferencias de comidas, los datos de afiliación y las preferencias de hoteles, trenes, vehículos y otros medios de transporte terrestre, las solicitudes especiales de alojamiento y otros datos personales proporcionados voluntariamente por usted a través de sus perfiles, encuestas u otras solicitudes;
- La documentación de viaje como el pasaporte/visado/identificación nacional/carné de conducir, el número TSA, la ciudadanía, la fecha de nacimiento, el género;
- Identificadores corporativos (departamento, división, centro de costes)
Al enviar los datos personales de otras personas en relación con los Servicios (si hace una reserva para otra persona o si proporciona un contacto de emergencia, por ejemplo) usted declara que está autorizado a hacerlo y que ha informado a las mismas que recopilaremos, utilizaremos, almacenaremos y compartiremos dichos datos personales con arreglo a esta Política.
¿Cómo recopila VCongresses los datos personales?
Nosotros recopilamos los datos personales:
- Directamente de usted cuando acceda a varias partes de nuestros Servicios, también cuando se comunique con nosotros por correo electrónico u otros canales;
- De otras fuentes, por ejemplo, incluida su Empresa y los terceros con los que trabaje, los que pueden enviarnos sus datos personales en su nombre o en el de su Empresa;
- De nuestra plataforma online, de acuerdo al evento, curso online o congreso en la que se registre para participar del mismo, el cuál se ha desarrollado para cada evento particular;
- También están incluidos los datos personales que recopilamos automáticamente a través de nuestros sitios web y aplicaciones, mediante el uso de cookies y tecnologías similares, por ejemplo.
VCongresses utilizará los datos personales para:
- Prestar sus Servicios y cumplir con sus obligaciones para con su Empresa y los viajeros (para completar y administrar las reservas de alojamiento para los eventos, congresos o cursos, ayudar en la administración de los viajes, proporcionar informes y análisis basados en los eventos, informarle de las actualizaciones de nuestros sitios web y aplicaciones.)
- Comunicarse con usted a través de varios canales multimedia (como por correo electrónico, teléfono, sitios web o aplicaciones de VCongresses, por ejemplo) y proporcionarle un servicio de atención al cliente.
- Cumplir con sus solicitudes o las de su Empresa, como los informes de servicios de organización de eventos y/o congresos, preguntas, solicitudes de reserva u otras solicitudes sobre sus datos personales.
- Llevar a cabo encuestas (sobre la satisfacción de los servicios y clientes, por ejemplo) y revisar la calidad y el rendimiento de nuestros Servicios para medir la satisfacción del cliente.
- Cumplir con nuestras obligaciones y hacer valer sus derechos, los nuestros u de otros según consideremos razonablemente necesario. Esto puede referirse a la facturación y el cobro, la prevención del fraude, el cumplimiento de las obligaciones legales y la respuesta a los procedimientos legales o las solicitudes de las autoridades legales y de las fuerzas del orden u otros terceros.
¿Cuál es la finalidad del tratamiento de tus datos?
- Que puedas contactar con nosotros (a través de los formularios de contacto)
- Poder ofrecerte información sobre novedades y servicios que te podamos prestar ahora o en el futuro (ya sea porque tenemos una relación comercial o porque nos manifiestas querer recibir esta información).
Una vez recogidos, tus datos pasan a formar parte de un tratamiento al que se le aplican las medidas de seguridad correspondientes.
¿Por cuánto tiempo conservaremos tus datos?
Los datos personales recogidos a través de los formularios de la web se conservarán durante el tiempo que dure tu relación con nosotros: Una vez terminada la relación se mantendrán bloqueados (no los vamos a tratar) con el fin de cumplir las posibles obligaciones legales. Posteriormente procederemos a su eliminación de nuestras bases de datos.
¿Se comunican tus datos a otros destinatarios?
Los datos que introduces en la web no serán comunicados a otras entidades, salvo por imperativo legal o para poder dar cumplimiento al objeto para el cual fueron facilitados.
Los datos solamente serán comunicados a otros prestadores de servicios como hoteles, transportes, centros de convenciones o cualquier otro servicio necesario para la organización del evento, congreso o curso.
En relación con las ofertas y servicios proporcionados en el sitio web, puede ser necesario compartir sus datos personales con proveedores de servicios externos o profesionales.
Específicamente, tal intercambio de datos puede ser necesario para responder a su consulta, para proporcionar acceso a información adicional, para administrar su participación en cursos, eventos, congresos o para realizar un seguimiento de su consulta e informarle sobre nuevos servicios u ofertas.
¿Qué ocurre con los enlaces a sitios web y servicios de terceros?
Nuestros Servicios podrán contener enlaces a sitios web de terceros. Puede que algunos de estos sitios web le permitan comprar productos y servicios, registrarse para recibir materiales o actualizaciones de nuevos productos y servicios. En muchos casos, es posible que se le pida que proporcione información de contacto como su nombre, dirección, dirección de correo electrónico, número de teléfono e información de su tarjeta de crédito/débito. Si utiliza estos sitios web de terceros y/o proporciona sus datos e información personales, aplicarán la política de privacidad y los términos de servicio de dichos sitios web. Le recomendamos que lea atentamente dichas políticas en los sitios web de terceros antes de enviar sus datos personales. VCongresses expresamente rechaza cualquier y toda responsabilidad con respecto a las acciones de dichos sitios web, sus políticas de privacidad, sus términos y su contenido.
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Actualizado en febrero de 2025